In unserer Serie beleuchten wir, warum die Digitalisierung in Deutschland zum Erfolg dazugehört, geben besonders für den Mittelstand Tipps und Orientierung zum digitalen Einstieg oder Ausbau und zeigen Erfolgsstrategien.

Nach den Vorüberlegungen in einer Digitalstrategie, die wir im Teil 2 unserer Serie vorgestellt haben, geht es in die Praxis. Klingt einfach, doch der Start mit oder der Übergang zu digitalen Prozessen kann anfangs verwirrend wie überwältigend sein. Zum Beispiel stellen sich Fragen wie: Wo fangen wir am besten an? Was brauchen wir dafür? Bei den ersten Schritten helfen folgende Tipps und Beispiele:

1. Technologie als solide Basis

Am Anfang der Digitalisierung geht es darum, die notwendige Technologie als Voraussetzung zu schaffen. Oft sind Infrastruktur, Hard- und Software bereits oder zum Teil vorhanden. In diesem Fall gilt sie nur noch zu erweitern oder intensiver zu nutzen. Typische Grundlagen für Digitalprojekte sind zum Beispiel:

• Schnelles Internet: Die wichtigste Voraussetzung für fast alle Digitalisierungsprojekte ist genug Bandbreite. Cloud-Apps und Big Data können nur ihre Stärken ausspielen, wenn die Datenübertragung flüssig möglich ist. Glasfaser-Internet ist für Unternehmensanwendungen allein durch seine Zuverlässigkeit und seine Zukunftssicherheit eine sinnvolle Investition. Mit Glasfaser sind Unternehmen für zukünftige Anforderungen an Bandbreite in den nächsten Jahrzehnten gerüstet. Die Leitungen können höchste Bandbreiten im Tera- und sogar Petabit-Bereich übertragen. Zudem spart die Technologie 85 Prozent des Energieverbrauchs im Vergleich zu DSL.
• Hard und Software: Für Digitalprojekte gilt es oft Programme anzuschaffen, zum Beispiel für vernetzte Teamarbeit, Marketing, Shops oder Datenanalyse. Eigene Server müssen nicht unbedingt nötig sein, da heute Datacenter oder Cloud-Lösungen zum Mieten bereitstehen. Vorteil: Sie müssen sich deutlich weniger mit IT beschäftigen, da sie die Aufgaben wie Installation, Backups oder Sicherheit auslagern. Ihr Fokus liegt auf der Anwendung.
• Infrastruktur: Neben Hard- und Software gehören auch Netzwerkkomponenten, ein Betriebssystem sowie Lösungen für Unternehmenskommunikation, Datenaustausch und Datenspeicherung in diesen Bereich. Eine solide, sichere und flexible digitale Infrastruktur ist das Fundament für Digitalprojekte. Auch das muss nicht bedeuten, dass sie sich mit IT beschäftigen müssen. Neue digitale Geschäftsmodelle oder Cloud-optimierte Prozesse können Sie mit externen Services realisieren, zum Beispiel durch Standortvernetzung, gemietete Data Center, Lösungen für IT-Sicherheit und Unified Communications.

2. Statt radikal verändern, mit einem digitalen Projekt testen

Bei Digitalisierung denken viele an Disruption und lassen sich davon abschrecken. Digitale Transformation verändert tatsächlich ganze Branchen und die Marktsituationen. Im Unternehmen kann der Wandel in kleinen Schritten starten und dann aufbauen. Sie muss auch nicht gleich Machine Learning und KI benötigen. Für den Anfang reichen kleine Schritte mit messbaren Zielen und einfach zu beherrschender Software.

Starten Sie mit einem digitalen Projekt im Unternehmen. Weiten Sie die digitale Arbeit in Folge aus. Starten Sie mit einem definierten, einfachen Ziel: Zum Beispiel ein Produkt, das digital besser vermarktet werden soll und so neue Kunden erreichen kann. Eine neue, digitale Kommunikationskampagne mit einer Website (oder einer Landingpage im Shop), die durch E-Mail-Marketing und Social Media beworben wird. Einfache Projekte lassen sich nicht nur zügig umsetzen, auch ihr Erfolg ist mit digitalen Daten und Analysen leicht messbar.

Konzipieren Sie eine entsprechende Kampagne bewusst als Pilotprojekt. Wenn Sie Ihre gesteckten Ziele damit erreicht und neue Kunden mit den Maßnahmen gewonnen haben, weiten Sie das Erfolgsrezept in einem nächsten Schritt auf weitere Produkte aus.

3. Echte Kunden statt Testumgebung

Pilotprojekt bedeutet aber nicht, dass die Digitalisierung in einem Testlabor stattfinden sollte. Im Gegenteil: Es ist in einer realen Umgebung sich zu erproben, als nur einen Versuch in der Theorie durchzuspielen. Ein neuer Geschäftskunden-Shop wird auf einem Testserver nie zeigen können, was er wirklich kann und wie er ankommt. Wollen Unternehmenskunden selbst Produkte in den Warenkorb legen und bestellen? Oder lieber, wie bisher, per Liste und Telefon Aufträge erteilen? Oder ist beides nötig? Auch wenn dabei herauskommen kann, dass ein Projekt in die falsche Richtung läuft oder eine Idee beim Kunden in der Praxis doch nicht so funktioniert wie gedacht, spielt Digitalisierung ihre Stärken aus.

4. Testen, Erfolg messen, lernen

Digitalisierung läuft nicht nach dem Wasserfall-Prinzip sequenziell, sondern in Zyklen ab – ähnlich wie bei agilen Arbeitsmethoden. Es geht immer wieder darum, etwas Neues auf den Weg zu bringen und auszuprobieren (wie zum Beispiel einen Onlineshop). Dann messen Sie, wie gut es funktioniert (zum Beispiel anhand der Anzahl der Bestellungen). Im dritten Schritt lernen sie aus beiden, um eine verbesserte Version auf den Markt einzuführen. Die neue Version lässt wiederum lässt den Zyklus neu beginnen. So wird ständiges Lernen verankert.

Definieren Sie zum Messen aussagekräftige, so genannte KPIs (Key Performance Indicator), die etwas über den Erfolg von Maßnahmen aussagen. Am Beispiel eines Onlineshops können KPIs nicht nur Bestellungen und Umsatz, sondern auch Verweildauer, Aufmerksamkeit, Öffnungsraten bei E-Mails sein. Weitere Beispiele sind neu gewonnene potenzielle Kunden (Leads) oder Einsparungen an Zeit und Kosten bei Prozessen.

Digitale Werkzeuge verfügen vielfach bereits über eingebaute Messinstrumentarien und Funktionen zur Auswertung und Interpretation. Wichtig beim KPI-Monitoring ist allerdings Kontinuität und die Definition fester, regelmäßig wiederkehrender Beobachtungsintervalle, die auch nicht zu lange dauern sollten. Ein guter Richtwert in diesem Zusammenhang wäre etwa der Zeitraum eines Quartals. Es ist folglich nicht nur essenziell, Daten zu erheben, die Einblicke geben, was funktioniert und was nicht. Es ist auch wichtig, Rückschlüsse daraus zu ziehen, sowie konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Fazit: Basis schaffen, klein anfangen und lernen

Eine solide und sichere digitale Infrastruktur liefert das Fundament für den erfolgreichen Start in die Digitalisierung. Da sich heute vieles auslagern lässt, muss nicht jeder, der digitalisieren möchte, selbst zum IT-Experten werden. Das erleichtert den Fokus auf digitale Projekte. Hier gilt es klein anzufangen, zu messen und zu lernen. Im nächsten Teil beleuchten wir näher, warum heute hybrides Arbeiten und verteilte Standorte neue Ansprüche an ihr Netzwerk stellen – und wie sie diese lösen.